Virtuelle Teams, Tools und Termine: So bleibt der Mensch im Mittelpunkt.

Eine Digitalisierungswelle überrollt unsere Unternehmen. Spätestens seit dem COVID-19 Jahr 2020 ist nun auch der letzte Aktenordner- und Papierkalenderfan gezwungenermaßen oder vielleicht auch freiwillig zum Remote Work-Experten und Zoom-Evangelisten konvertiert.

Die Software läuft, das Bücherregal im Hintergrund kommt endlich voll zur Geltung und als Gastgeber von Videokonferenzen schwindet mit Freude die Erinnerung an ein Leben vor der Erfindung der Mute-Funktion.

So schön die Technik flutscht, so effizient und zeitgleich Dateien bearbeitet werden können, so sehr wir versuchen, die analoge Arbeitswelt durch digitale Post-its, Breakout Rooms, Together-Modi und Emojis zu simulieren, so einig sind wir uns auch in einem Punkt: Nichts ersetzt das Gefühl echter Beziehungen von Mensch zu Mensch in den Begegnungen in Präsenzterminen und Workshops.

Dies gilt vor allem für Termine, in denen es auf das menschliche Ideenpotenzial und die kreative Kraft gemeinsam zu innovieren und zu gestalten ankommt. Wie schaffen wir also auch virtuell einen Rahmen, in dem das Ganze mehr als die Summe einzelner Videokacheln ist? Wie gelingt es uns trotz Technologisierung und Isolierung, uns ganzheitlich als Mensch einzubringen und miteinander in Beziehung zu treten?

Die Antwort: Kontext ist König

Räumliche Distanz und digitalisierte Kommunikation reduzieren systematisch Kontext. Der Mensch als Ganzheit wird Stück für Stück durch den virtuellen Fleischwolf gedreht und kommt beim Gegenüber nur noch fragmentiert in Einzelteilen an. Statt den Kollegen vollumfänglich zu sehen, zu hören, zu riechen und im Raum zu spüren, beschneiden wir die Möglichkeiten unserer Wahrnehmung und Kommunikation durch die diversen, uns zu Verfügung stehenden Filteroptionen.

Doch durch Fragmentierung entsteht eben keine Verbindung. Vertrauen und Nähe brauchen wahrhaftigen Kontext, nur dann kann ein Raum entstehen, geprägt von Offenheit, Besprechbarkeit und Kreation. Wir müssen uns sprichwörtlich „riechen können“, um so miteinander in Resonanz zu treten, dass daraus für uns selbst und andere Wert entstehen kann.

Die Devise, die den Menschen im gegenwärtigen Remote Work-Modus im Mittelpunkt hält, könnte demnach lauten:

Je mehr Analoges in Digitales übersetzt wird, desto mehr sind wir Menschen in der Verantwortung immer wieder aktiv Kontext hinzuzufügen und damit Verbindung herzustellen.

Und das kann so aussehen:

Sei mutig und „unmute“ Dich

Hintergrundgeräusche erhöhen Kontext. Sicherlich kennst auch Du das Gefühl, im virtuellen Raum etwas zu sagen und dann auf eine Reihe stummgeschalteter Mikrofone zu blicken. Diese künstliche Stille verunsichert. Jedes Räuspern, jedes Lachen, jede wahrnehmbare Reaktion des Gegenübers stellt ein Stück weit Kontext und Nähe her. Selbstverständlich ist es sinnvoll, sich stumm zu schalten, wenn die eigenen Hintergrundgeräusche dazu führen, dass sie den Termin behindern. Schließlich machen wir im Büro auch das Fenster zu, wenn draußen Bauarbeiten stattfinden. Als Gastgeber und Teilnehmer von virtuellen Konferenzen sollte also immer eigenverantwortlich und bewusst mit der Stummschaltung umgegangen werden. Die standardmäßige Stummschaltung rückt den Menschen aus dem Mittelpunkt und limitiert die Möglichkeit in Resonanz zu treten. Also, Mikros an!

Lights, Camera, Action

Die Kamera ist eines der mächtigsten Tools, um Kontext zu reduzieren, zu verzerren und auch zu erhöhen. Die wenigsten Innovationen entstehen, wenn zehn Leute starr um einen Tisch sitzen. So ist es auch virtuell. Es macht einen Unterschied, ob wir unser Gegenüber gar nicht, von der Brust aufwärts oder vollumfänglich sehen können. Die Kamera auszuschalten macht in den wenigsten Situationen Sinn. Wenn man nicht gerade mit dem Smartphone in der Hand joggt und parallel am Termin teilnimmt, sollte sie daher immer an sein. Für Moderatoren, Trainer oder Impulsgeber kann das Kamerasetup so gewählt werden, dass sich der Vortragende vor der Kamera bewegen kann und das Publikum somit das Höchstmaß an Informationen aufnehmen kann. Informationen neben dem Gesagten können sein: Körperhaltung, Mimik, Gestik, sich im Raum befindende Flipcharts, Poster, etc.

Fans multipler Bildschirme dürfen zudem darauf achten, in die richtige Kamera zu blicken 😊

Kontextschwund durch Fake Hintergrund

Ebenso irritierend und Kontext reduzierend sind eingeblendete Hintergründe. Damit sind sowohl virtuelle Sonnenuntergänge als auch in Szene gesetzte analoge Bücherregale gemeint. Vertrauen entsteht durch Wahrhaftigkeit. Den Kollegen einen unverblümten, verletzlichen Einblick in das eigene Innere zu gewähren – psychologisch, wie auch räumlich – schafft Nähe und Augenhöhe.

Für Innovation ist es notwendig, aus den bestehenden organisationalen Strukturen auszubrechen und das eigene und gemeinsame Handeln nicht durch starre Funktions- oder Prozessbeschreibungen bestimmen zu lassen. Diese wurden in der Regel geschaffen, um Stabilität zu gewährleisten und Effizienzen zu managen und bloß nicht Neues zu Gestalten. Eine Rolle zu spielen und eine Fassade aufrecht zu erhalten ist in diesem Sinne im Innovationskontext weder offline noch online angesagt.

Selbstverständlich bleibt dabei jeder selbst in der Verantwortung, wie viel er oder sie von sich Preis geben möchte. Und manchmal ist dann sogar das Bücherregal der überraschend unverblümte Einblick, den eine Person anderen gewähren lässt.

So wenige Tools wie möglich, so viele wie nötig

Die Präsentation in PowerPoint, die Ideen aufs Miro Board, das Feedback über Mentimeter und die Auflockerung durch das eingespielte YouTube-Video. So könnte ein Termin ablaufen, in dem sich Menschen so ziemlich gar nicht erleben und spüren. Die Nutzung solch exzellenter Tools ist verführerisch, schließlich strahlt man damit maximale Professionalität aus. Diese professionelle Anmutung kommt jedoch nicht ohne Kehrseite. Der gemeinsame Blick auf Dateien limitiert die Sichtbarkeit der Anwesenden und reduziert nicht nur Kontext, sondern setzt der menschlichen Kreativität und Einzigartigkeit zusätzlich gewisse Grenzen in Form von Tool-Kompetenzen auf.

Die Sichtbarkeit individueller Handschriften, um nur ein Beispiel zu nennen, schafft Kontext und Nähe. Das handschriftliche Entwickeln von Ideen auf Flipcharts oder die Hinzunahme sonstiger Gegenstände lassen dem Menschen jede Menge kreativen Spielraum. Als Teilnehmer oder Kollege unterstützt eine sympathisch unprofessionelle Skizze unter Umständen sogar das Lernen und Erinnern. Kontext, der durch Arial und Times New Roman definitiv genommen wird.

Ausblick

Wir leben im Zeitalter der digitalen unbegrenzten Möglichkeiten. Ohne den technologischen Fortschritt der letzten Jahre wäre vielerorts nicht an virtuelles Arbeiten zu denken gewesen. Je mehr die Technik in unseren Alltag tritt, desto wichtiger wird es jedoch werden, sie bewusst und gekonnt für den spezifischen Zweck einzusetzen. Nutzen wir die uns dargebotenen Möglichkeiten unbewusst und unreflektiert, laufen wir Gefahr, Sklave statt Herr der digitalen Möglichkeiten zu werden. Schaffen wir es allerdings, den Menschen im Mittelpunkt zu halten, können wir auch räumlich getrennt Nähe schaffen.